عـبـدالـعـزيـز
12-09-2007, 10:29 PM
(أ) الواجبات الأساسية الهامة التي أديتها خلال فترة العمل:
1-كتابة المذكرات والرسائل :
اتلفي المعلومات من المدير ثم أقوم بتدوينها وكتابتها.
2- الطباعة :
طباعة الكتب الخاصة بالمراجعين بحيث تكون منظمة ومطبوعة بصورة واضحة ومنسقة وخالية من الأخطاء اللغوية والإملائية لتسليمها الي المدير وتوقيعها.
3- النسخ :
نسخ بعض الأوراق الخاصة بالبريد الوارد والصادر بحيث تكون النسخة الأصلية للموظفات المختصات بذلك والنسخة تكون في السجل للرجوع ليها في وقت لاحق.
4- تلقي المكالمات الهاتفية :
عند تلقي المكالمات الهاتفية أقوم بتحويل ما أراه مهما الي المدير وأقوم بطلب الأشخاص من داخل او خارج العمل بناءاً علي رغبة المدير وعند غياب المدير أقوم بتسجيل المكالمات علي نموذج خاص بذلك ثم اعرضها على المدير عند عودته الي المكتب.
5- استلام وتصدير البريد:
فرز الرسائل الواردة الخاصة بالمدير ثم عرضها إليه وإرسال الرسائل الصادرة من المدير إلي إدارة أو قسم في العمل ليقوم بإرسالها الى الجهة المرسلة اليها.
6- الفاكس :
أقوم بإرسال التقارير أو الكتب بأمر من المدير عن طريق الفاكس إلى الجهة المذكورة أو البلد المطلوب.
7-تنظيم استقبال الزوار والمراجعين:
تنظيم أوقات المراجعين وإدخالهم الى المدير لمقابلته وانظم المواعيد الخاصة بالمدير.
8- إعداد المذكرات:
عن النماذج والتقارير والكتب الرسمية والمذكرات التي يطلبها المدير.
9- إدخال في الحاسب الآلي على برنامج الخاص بالبعثات إدخال البيانات اذ كان الشخص ( مرشح – مبعوث – موفود – متخرج ) علي حسب ملف كل شخص.
10- المواظبة على الدوام في بدايته ونهايته:
فلا بد للسكرتيرات أن يلتزمن بالدوام الرسمي في بدايته ونهايته.
تختص بأداء عدة مهام منها تنفيذ إجراءات المهمات الخاصة بأعضاء هيئتي التدريس والتدريب بالهيئة ومتابعة المراسلات الخاصة بالاتفاقات الثقافية التي تعقد بين الكويت والدول الأجنبية والعربية الأخرى والمراسلات الخاصة بمواضيع عامة أخري بين الهيئة ووزارات ومؤسسات الدولة وكذلك القيام بالإجراءات التنفيذية لإجازات التفرغ العلمي الخاصة بأعضاء هيئتي التدريس والتدريب بكليات الهيئة.
تختص هذه الإدارة بصفة أساسية بحصر احتياجات الهيئة من البعثات ومتابعة الموفدين والتأكد من تقدمهم في البرامج الموفدين إليها، والاشتراك مع الجهات المعنية في إعداد ومتابعة تنفيذ الاتفاقيات الثقافية المعقودة بين دولة الكويت والدول الأخرى فيما يخص التعليم التطبيقي والتدريب.
1- قســم البعثـــات :
هي التي تتضمن كافة التخصصات العلمية التي تحتاجها كليات الهيئة والتي يتم الإيفاد إليها لإعداد كوادر من أعضاء هيئة التدريس من حملة الماجستير والدكتوراه، ويتم الإعلان عنها سنوياً في شهر ابريل من كل عام.
ويتمثل بالمهام الأتية:-
• حصر احتياجات الهيئة من البعثات وأعداد الميزانية التقديرية والخطة السنوية لقسم البعثات قبل نهاية كل سنة مالية ورفعها للجهة المختصة بالهيئة.
• متابعة مبعوثي الهيئة والموفودين في البعثات الدراسية والإجازات الدراسية والتأكد من تقدمهم الدراسي في البرامج الموفودين من أجلها وتذليل كافة ما يواجههم من مشكلات.
• توفير البيانات والمعلومات والإحصائيات عن مبعوثي الهيئة سواء المستمرين في دراستهم أو من انتهت بعثاتهم بالحصول على المؤهل أو بالإلغاء.
• الإعداد لخطة البعثات الدراسية الخاصة بالمبعوثين والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة سواء من داخل أو خارج دولة الكويت.
• الاقتراح بتعديل نظم ولوائح البعثات الدراسية.
• إعداد المقترحات الملائمة لتطوير أنشطة القسم.
قسم العلاقات الثقافية:
• متابعة إجراءات المهمات العلمية وإجازات التفرغ العلمي الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والتدريب والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالهيئة أو من خارج دولة الكويت.
• إعداد الميزانية التقديرية والخطة السنوية الخاصة بالقسم قبل نهاية كل سنة مالية ورفعها للجهة المختصة بالهيئة.
• متابعة المراسلات الخاصة بالاتفاقات الثقافية التي تعقد بين دولة الكويت والدول العربية والدول الأجنبية.
• التنسيق مع الجهات المعنية بالهيئة لتبادل زيارات الوفود الرسمية ذات العلاقة بالشئون الثقافية.
• إعداد المقترحات الملائمة لتطوير أنشطة القسم.
• تلبية احتياجات أجهزة الهيئة من أعمال الترجمة.
وحدة التنسيق والمتابعة
• الإعداد لاجتماعات الجنة العامة للبعثات.
• حصر ومتابعة تنفيذ توصيات وقرارات اللجنة العامة للبعثات.
• توزيع توصيات اللجنة على المرشدين المعنيين كل حسب تخصصه لمتابعة إنجازها.
• المتابعة والتنسيق لتوصيات اللجنة مع إدارات الهيئة المختلفة والكليات والمعاهد التابعة لها.
• حفظ وتوثيق توصيات وقرارات اللجنة العامة للبعثات.
• إعداد المراسلات اللازمة.
• المتابعة والتنسيق لمراسلات الإدارة الصادر والوارد مع الجهات المناظرة فيما يتعلق بالبعثات الدراسية وغيرها.
2- قسم الإجازات الدراسية والمنح الدراسية:-
تعتبر إجراءات العمل في القسم احدي المهام الأساسية التي تقوم بها الإدارة وتنقسم الي:-
أولاً : إجراءات العمل الخاصة بالإجازات الدراسية:
• عند بداية كل شهر مارس من كل عام يتم إعداد تصميم الخاص بشأن التقدم للحصول علي الإجازة الدراسية.
• يتم إعداد مذكرة للعرض علي السيد د. المدير العام الاعتماد تصميم الإجازات الدراسية.
• بعد الاعتماد للتصميم مخاطبة إدارة الشؤون العاملين لتصميم الإعلان.
أ- الإجراءات المتبعة لإعداد ونشر التعميم الإجازات الدراسية
ب- الإجراءات المتبعة لتقي طلبات المتقدمين للتعميم:-
هي المرحلة التي يتم فيها تلقي طلبات المتقدمين بعد نشر التعميم حيث يقوم موظفو القسم باستقبال المتقدمين وتزويدهم بطلب الإجازة الدراسية.
ح- الإجراءات المتبعة لعرض أسماء المتقدمين:-
. يتم فرز الطلبات وتوزيعها في جداول مفصله بجهاز الكمبيوتر لتوضح هذه الجداول أسماء المتقدمين سواء المستوفين او غير المستوفين للشروط
. يتم إعداد مذكره للسيد نائب المدير العام لقطاع البحوث لعرض الجداول الخاصة بالمتقدمين
. يتم عرض أسماء المتقدمين على اللجنة العامة للبعثات والاطلاع عليها وإصدار النتائج سواء المقبولين او المرفوضين
ع- الإجراءات المتبعة للحصول على قبول أكاديمي:-
هي المرحلة التي يقوم بها المرشح لمراسلة الجامعات المعتمدة للحصول على قبول أكاديمي
هـ:- الإجراءات المتبعة لصرف تذاكر السفر للمبعوث وعائلته
.بعد صدور القرار الإيفاد يتم مخاطبة إدارة الشؤون المالية لصرف التذاكر للمبعوث
. في حالة رغبة المبعوث اصطحاب العائلة يتم إرفاق المستندات الشخصية
و- قرار إنهاء الإجازة وتسليم العمل:-
في حالة إنهاء المجاز لمتطلبات التخرج يقوم بمراجعة إدارة البعثات لاستكمال الإجراءات لإنهاء الإجازة الدراسية.
• يقوم بتقديم كتاب خطي يطلب فيه الموافقة على تسليمه العمل بصفة مؤقتة ومن ثم مخاطبة نائب المدير العام لاعتماد تسليمه العمل.
• بعد وصول رد النائب يتم مخاطبة إدارة الشؤون العاملين لإصدار قرار إنهاء إجازة دراسية.
ثانياً: إجراءات العمل الخاصة بالمنح الدراسية :-
المنح الطلابية : هي المخصصة لطلبة الهيئة من الكويتيين المتفوقين من خريجي الكليات التطبيقية بغرض الحصول على درجة البكالوريوس على ان يتم ترشيح ما لا يزيد عن (50) طالب وطالبة من كل تخصص من خريجي الدفعات الثلاث (الفصل الأول – الفصل الثاني – الفصل الثالث) يتم اختيارهم من الكليات التالية:-
- كلية الدراسات التكنولوجية .
- كلية العلوم الصحية .
- كلية الدراسات التجارية.
أ- الإجراءات المتبعة لإعداد وعرض أسماء المرشحين لمنح طلابية:-
• تقوم الإدارة بمخاطبة عمادة القبول والتسجيل لموافاتها بكشف أسماء الطلبة المتفوقين.
• بعد وصولهم يتم فرز الأسماء وتحديد أعلى طالبين من حيث المعدل العام.
• يتم عمل كشف بأسماء المترشحين.
• بعد وصل اعتماد السيد المدير العام يتم مخاطبة وزارة التربية والتعليم العالي بنتائج الترشيحات.
• الاتصال بالطلبة هاتفياً لإبلاغهم بالترشيح.
ب- التنازل عن الترشيح للمنحة الطلابية :
في حالة عدم رغبة الطالب المرشح للبعثة يتم عمل الإجراءات التالية:
• يقوم الطالب بالتنازل خطياً في إدارة البعثات عن الترشيح.
• يتم مخاطبة نائب المدير العام لاعتماد إلغاء ترشيح الطالب.
• بعد حصول اعتماد النائب مخاطبة وزارة التعليم العالي لإبلاغهم بإلغاء ترشيح الطالب.
جـ- متابعة طلبة الهيئة الموفدين في منح طلابية:-
تقوم الإدارة بمخاطبة وزارة التعليم العالي بشكل دوري لتزويدها بطلبة الهيئة من المرشحين والموفدين والخرجين. كما تقوم الإدارة بمتابعة جميع المواضيع متعلقة بطلبة الهيئة الموفدين في منح طلابية وذلك بالتعاون مع وزارة التعليم العالي.
تعريف إجازة التفرغ العلمي:
هي الفترة التي يتفرغ فيها عضو هيئة التدريس / التدريب للقيام بإجراء أبحاث ودراسات علمية بناءا على طلبه وموافقة جهة الاختصاص .
• حقوق المجازين وواجباتهم
o أن يخصص وقته خلال مدة الإجازة للعمل الذي تفرغ من أله وألا يقبل أي عمل آخر بأجر أو بدون أجر.
o أن ينجز العمل الذي تفرغ من أجلة في موعد أقصاه نهاية مدة الإجازة.
o أن يقدم تقرير ختامي عن إجازة التفرغ العلمي متضمناً نتائج العمل الذي تفرغ من أجله من أبحاث ودراسات علمية وذلك خلال أسبوعين من تاريخ العودة للعمل.
o أن يلتزم بالعمل في الهيئة مدة مماثلة للفترة التي قضاها في إجازة التفرغ العلمي.
o في حالة إخلال المجاز لأحكام لائحة التفرغ العلمي تسترد منه كافة المبالغ التي صرفت له من قبل الهيئة مع مسائلته تأديبياً.
تعريف المهمة العلمية:
هي الفترة التي يقوم بها عضو هيئة التدريس أو التدريب بحضور مؤتمر أو ندوه أو حلقة دراسية أو القيام بتجارب أو إلقاء محاضرات ولا تزيد مدة المهمة عن أربع عشر يوماً. وبناءاً على طلب عضو هيئة التدريس واجهة الاختصاص.
شروط المهمة العلمية :
1- يجوز ترشيح عضو هيئة التدريس الذي لدية بحث علمي مقبول في مؤتمر للإيفاد في مهمة علمية وذلك لمرة واحده فقط في السنة الدراسية الواحدة.
2- يجوز ترشيح عضو هيئة التدريس الذي ليس لديه بحث علمي مقبول في مؤتمر للإيفاد في مهمة علمية وذلك لمرة واحدة شريطة مرور سنتين دراسيتين على أخر مهمة علمية يكون قد أوفد فيها ولا تحسب من ضمنها السنة الدراسية للإيفاد.
3- لا يجوز ترشيح عضو هيئة التدريس أو التدريب – المكلف بالتدريس أو التدريب خلال الفصل الصيفي – للإيفاد في مهمة علمية خلال فترة التكليف.
4- تحدد الكلية ضوابط التفاضل بين المتقدمين للمهمة العلمية من أعضاء هيئة التدريس وعلاقة المهمة وتخصص المتقدم وأية ضوابط إدارية أخري.
5- تحدد الكلية عدد 10% من أعضاء هيئة التدريس في كل قسم علمي للترشيح في مهمات علمية.
المميزات المالية:
صرف مبلغ مقطوع حسب الموقع الجغرافي دون تحمل نفقات السفر أو السكن.
جهة الإيفاد المخصص
الولايات المتحدة الأمريكية 700 دينار كويتي
أمريكا الجنوبية 700 دينار كويتي
أوربا 600 دينار كويتي
دول شرق أسيا 700 دينار كويتي
دول المغرب العربي 600 دينار كويتي
الدول العربية 300 دينار كويتي
• صرف رسوم المؤتمر بحيث لا تتجاوز الرسوم 500 دينار كويتي.
• تقديم تقرير عن المهمة العلمية بعد عودته من المهمة.
في حالة الاعتذار عن المهمة العلمية يقوم عضو هيئة التدريس المرشح لحضور مهمة علمية بمخاطبة رئيس القسم العلمي ويوجه كتاب الي إدارة البعثات والعلاقات الثقافية عن طريق عميد الكلية يفيد باعتذاره عن المهمة العلمية وهذا ينطبق على تغيير موعد المهمة أو تغيير المؤتمر.
ملاحظة :
يوجد نماذج خاصة في الأقسام العلمية للتقديم لإجازات التفرغ العلمي والمهمات العلمية.
• حقوق الموفدين وواجباتهم
ضوابط الالتحاق في الدورات التدريبية والمهام العلمية والمؤتمرات:
• أن تكون في مجال التخصص الوظيفي للمرشح وأن يستفيد منها مركز العمل.
• ألا يزيد ترشيح عضو هيئة التدريس / التدريب في أكثر من مهمة علمية واحدة خلال العام الدراسي.
• ألا يزيد ترشيح عضو هيئة التدريس / التدريب في أكثر من دورة تدريبية واحدة خلال العام الدراسي.
• أن تكون الجهة المنظمة للدورة أو المؤتمر معتمدة لدي الهيئة.
• ألا تتجاوز رسوم اشتراك بالمؤتمر أو الدورة عن 500د.ك
• أن يقدم المرشح تقريرا ًبعد انتهاء المهمة لرئيسة المباشر وترسل نسخة منه للقطاع الخاص.
• ألا تكون الدورة المرشح لها عضو هيئة التدريس / التدريب ضمن خطة دورات أثناء الخدمة وخطة دورات مركز القياس والتقويم والتنمية المهنية لنفس العام التدريبي.
المخصصات المالية للموفدين بمهام علمية
تصرف للموفد في مهمة علمية مخصصات شاملة الإقامة والتذاكر وهي كالآتي:
* أوربا 600 دينار كويتي
*أمريكا 700 دينار كويتي
*الدول العربية ودول الخليج 300 دينار كويتي
بالإضافة إلي رسوم المؤتمر أو الدورة على ألا تتجاوز 500 دينار كويتي.
ضرورة مراجعة إدارة البعثات والعلاقات الثقافية بشكل دوري لتحديث بيانات ومحتويات ملف البعثة ، مثل:
- تغيير العنوان أو أرقام الهاتف.
- نتائج الاختبارات اللازمة للحصول علي القبول الأكاديمي GMAT/GRE/ TOEFL أو أية اختبارات أخري تشترط الجامعات اجتيازها لمنح القبول الأكاديمي.
- نسخة من ردود الجامعات التي تم التقديم إليها رسميا و اعتذرت عن القبول.
1- الالتزام بالالتحاق بالدراسة وفقاً للتاريخ المحدد بأول قبول يحص عليه المرشح.
2- عدم السماح بدراسة اللغة بأي شكل من الأشكال وفي أي مرحلة من مراحل البعثة.
3- في حالة عدم الحصول على القبول الأكاديمي وفقاً للمعايير المتبعة وفي خلال الفترة الزمنية المحددة يعتبر الترشيح لاغياً.
4- لن تقوم الهيئة بأي إجراءات للتعيين أو نقل الخدمات من جهة أخري إلا بعد الحصول على القبول الأكاديمي المطلوب وتأشيرة الدخول للبلد الموفد إليه.
1- يتم التقديم لإجازة التفرغ العلمي في موعد يسبق تاريخ بدأ الإجازة بما لا يقل عن سنة دراسية كاملة وبحد أقصي قبل نهاية شهر أكتوبر من كل عام وذلك عن طريق الكلية أو المعهد التابع له المرشح.
2- أن لا يقل المسمي الوظيفي عند التقديم لإجازة التفرغ العلمي عن "مدرس" بالنسبة لأعضاء هيئة التدريس وعن "مدرب متخصص " لأعضاء هيئة التدريب.
3- يمنح عضو هيئة التدريس أو التدريب إجازة التفرغ العلمي مرة واحدة فقط خلال المسمي الوظيفي بشرط مرور أربع سنوات متصلة من العمل الفعلي في هذا المسمي نفسه.
4-لا يجوز للمجاز للتفرغ العلمي حضور مؤتمرات تعقد داخل دولة الكويت وتتحمل الهيئة النفقات المالية عن حضور المؤتمرات أو الندوات العلمية التي تعقد خارج دولة الكويت ويجوز له حضور مؤتمر علمي لمرة واحدة فقط خلال فترة تفرغه.
5-لا يجوز تغير مقر التفرغ العلمي إلا بعد التقديم بطلب إلي نائب المدير العام للتعليم التطبيقي والبحوث موضحا فيه أسباب التغيير.
5- لا يجوز تمديد فترة التفرغ العلمي عن المدة المحددة لها عام دراسي واحد أو سنتين دراسيتين للقياديين وعمداء الكليات ومن في حكمهم.
*متي يعلن عن خطة البعثات؟
سنوياً وفي بداية كل عام دراسي.
*ما هي دول الإيفاد؟
أمريكا/كندا/بريطانيا/أستراليا/هولندا/ فرنسا/ الدول العربية مثل مصر والمملكة العربية السعودية أو دول أخري تحددها اللجنة العامة للبعثات.
*هل يتم التعيين مباشرة بعد الترشيح؟
يتم التعيين أو نقل الخدمات بعد الحصول على القبول الأكاديمي الغير مشروط وقبل تاريخ الإيفاد بخمسة عشر يوماً ويعني بتاريخ الإيفاد هو تاريخ بداية الدراسة بمقر البعثة وبعد الحصول على تأشيرة الدخول للبلد الموفد إليه.
*ما هو المعدل المطلوب لاختبار التو فل؟
ألا يقل عن 550 نقطة.
*هل توجد بعثات داخلية بالكويت؟
يتم الإيفاد في بعثات داخلية بناء على موافقة اللجنة العامة للبعثات في بعض التخصصات وبعد موافقة القسم العلمي بالكلية.
*هل يتم إبتعاث للدول العربية وما هي التخصصات؟
يتم الابتعاث للجامعات المعتمدة في الدول العربية في التخصصات التالية:
*تربية إسلامية.
*اللغة العربية.
*التربية البدنية للإناث فقط.
*ماذا يستحق زوج المبعوثة الكويتية وأبنائه من مميزات مادية(رسوم دراسية، تذاكر سفر وتأمين صحي) ذا كان غير كويتي الجنسية؟
يتم صرف نفقات العلاج فقط لثلاث من أبناء الزوج غير الكويتي للمبعوثة.
*متي يتم الترشيح لطلبة المنح؟
يتم ترشيحهم بعد نهاية الفصل الدراسي الثاني من كل عام.
*متي يتم الترشيح للإجازات الدراسية؟
بداية شهر إبريل من كل عام.
هل يتم صرف الراتب الشهري بالكامل خلال فترة التفرغ؟
نعم يتم صرف الراتب الشهري بالكامل.
• هل يمكن الاستفادة من المبلغ المخصص لأجور العمالة لشراء المواد الاستهلاكية او العكس؟
المبلغ المخصص هو 1000 دينار كويتي يمكن صرف جزء منه على العمالة بما لا يتجاوز 50% من المبلغ المحدد
• هل يمكن شراء كتب او مجلات علمية تحسب من ضمن المواد الاستهلاكية؟
لا يجوز وفقا للائحة.
• هل يجوز منح التذكرة المخصصة للزوج للابن الرابع؟
لا يجوز.
• هل يتم دفع رسوم للجامعة التي تشرف على بحث المتفرغ علميا؟
لا يتم دفع أي رسوم للجامعة.
• هل يتم الاحتفاظ بجهاز الكمبيوتر أم يتم تسليمه للهيئة؟
يمكن الاحتفاظ بالجهاز.
• في حالة ما إذا تم شراء جهاز كمبيوتر بأكثر من 600 دينار كويتي هل يتم الدفع من قبل الهيئة؟
لا يجوز ولكن يتحمل المجاز فرق السعر.
• هل يتم جمع الفواتير لصرفها في وقت واحد نهاية الإجازة مثلا؟
يفضل صرف الفواتير حال توفرها لدى المجاز ويتم صرفها عن طريق المكاتب الثقافية في مقر التفرغ.
1-كتابة المذكرات والرسائل :
اتلفي المعلومات من المدير ثم أقوم بتدوينها وكتابتها.
2- الطباعة :
طباعة الكتب الخاصة بالمراجعين بحيث تكون منظمة ومطبوعة بصورة واضحة ومنسقة وخالية من الأخطاء اللغوية والإملائية لتسليمها الي المدير وتوقيعها.
3- النسخ :
نسخ بعض الأوراق الخاصة بالبريد الوارد والصادر بحيث تكون النسخة الأصلية للموظفات المختصات بذلك والنسخة تكون في السجل للرجوع ليها في وقت لاحق.
4- تلقي المكالمات الهاتفية :
عند تلقي المكالمات الهاتفية أقوم بتحويل ما أراه مهما الي المدير وأقوم بطلب الأشخاص من داخل او خارج العمل بناءاً علي رغبة المدير وعند غياب المدير أقوم بتسجيل المكالمات علي نموذج خاص بذلك ثم اعرضها على المدير عند عودته الي المكتب.
5- استلام وتصدير البريد:
فرز الرسائل الواردة الخاصة بالمدير ثم عرضها إليه وإرسال الرسائل الصادرة من المدير إلي إدارة أو قسم في العمل ليقوم بإرسالها الى الجهة المرسلة اليها.
6- الفاكس :
أقوم بإرسال التقارير أو الكتب بأمر من المدير عن طريق الفاكس إلى الجهة المذكورة أو البلد المطلوب.
7-تنظيم استقبال الزوار والمراجعين:
تنظيم أوقات المراجعين وإدخالهم الى المدير لمقابلته وانظم المواعيد الخاصة بالمدير.
8- إعداد المذكرات:
عن النماذج والتقارير والكتب الرسمية والمذكرات التي يطلبها المدير.
9- إدخال في الحاسب الآلي على برنامج الخاص بالبعثات إدخال البيانات اذ كان الشخص ( مرشح – مبعوث – موفود – متخرج ) علي حسب ملف كل شخص.
10- المواظبة على الدوام في بدايته ونهايته:
فلا بد للسكرتيرات أن يلتزمن بالدوام الرسمي في بدايته ونهايته.
تختص بأداء عدة مهام منها تنفيذ إجراءات المهمات الخاصة بأعضاء هيئتي التدريس والتدريب بالهيئة ومتابعة المراسلات الخاصة بالاتفاقات الثقافية التي تعقد بين الكويت والدول الأجنبية والعربية الأخرى والمراسلات الخاصة بمواضيع عامة أخري بين الهيئة ووزارات ومؤسسات الدولة وكذلك القيام بالإجراءات التنفيذية لإجازات التفرغ العلمي الخاصة بأعضاء هيئتي التدريس والتدريب بكليات الهيئة.
تختص هذه الإدارة بصفة أساسية بحصر احتياجات الهيئة من البعثات ومتابعة الموفدين والتأكد من تقدمهم في البرامج الموفدين إليها، والاشتراك مع الجهات المعنية في إعداد ومتابعة تنفيذ الاتفاقيات الثقافية المعقودة بين دولة الكويت والدول الأخرى فيما يخص التعليم التطبيقي والتدريب.
1- قســم البعثـــات :
هي التي تتضمن كافة التخصصات العلمية التي تحتاجها كليات الهيئة والتي يتم الإيفاد إليها لإعداد كوادر من أعضاء هيئة التدريس من حملة الماجستير والدكتوراه، ويتم الإعلان عنها سنوياً في شهر ابريل من كل عام.
ويتمثل بالمهام الأتية:-
• حصر احتياجات الهيئة من البعثات وأعداد الميزانية التقديرية والخطة السنوية لقسم البعثات قبل نهاية كل سنة مالية ورفعها للجهة المختصة بالهيئة.
• متابعة مبعوثي الهيئة والموفودين في البعثات الدراسية والإجازات الدراسية والتأكد من تقدمهم الدراسي في البرامج الموفودين من أجلها وتذليل كافة ما يواجههم من مشكلات.
• توفير البيانات والمعلومات والإحصائيات عن مبعوثي الهيئة سواء المستمرين في دراستهم أو من انتهت بعثاتهم بالحصول على المؤهل أو بالإلغاء.
• الإعداد لخطة البعثات الدراسية الخاصة بالمبعوثين والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة سواء من داخل أو خارج دولة الكويت.
• الاقتراح بتعديل نظم ولوائح البعثات الدراسية.
• إعداد المقترحات الملائمة لتطوير أنشطة القسم.
قسم العلاقات الثقافية:
• متابعة إجراءات المهمات العلمية وإجازات التفرغ العلمي الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والتدريب والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالهيئة أو من خارج دولة الكويت.
• إعداد الميزانية التقديرية والخطة السنوية الخاصة بالقسم قبل نهاية كل سنة مالية ورفعها للجهة المختصة بالهيئة.
• متابعة المراسلات الخاصة بالاتفاقات الثقافية التي تعقد بين دولة الكويت والدول العربية والدول الأجنبية.
• التنسيق مع الجهات المعنية بالهيئة لتبادل زيارات الوفود الرسمية ذات العلاقة بالشئون الثقافية.
• إعداد المقترحات الملائمة لتطوير أنشطة القسم.
• تلبية احتياجات أجهزة الهيئة من أعمال الترجمة.
وحدة التنسيق والمتابعة
• الإعداد لاجتماعات الجنة العامة للبعثات.
• حصر ومتابعة تنفيذ توصيات وقرارات اللجنة العامة للبعثات.
• توزيع توصيات اللجنة على المرشدين المعنيين كل حسب تخصصه لمتابعة إنجازها.
• المتابعة والتنسيق لتوصيات اللجنة مع إدارات الهيئة المختلفة والكليات والمعاهد التابعة لها.
• حفظ وتوثيق توصيات وقرارات اللجنة العامة للبعثات.
• إعداد المراسلات اللازمة.
• المتابعة والتنسيق لمراسلات الإدارة الصادر والوارد مع الجهات المناظرة فيما يتعلق بالبعثات الدراسية وغيرها.
2- قسم الإجازات الدراسية والمنح الدراسية:-
تعتبر إجراءات العمل في القسم احدي المهام الأساسية التي تقوم بها الإدارة وتنقسم الي:-
أولاً : إجراءات العمل الخاصة بالإجازات الدراسية:
• عند بداية كل شهر مارس من كل عام يتم إعداد تصميم الخاص بشأن التقدم للحصول علي الإجازة الدراسية.
• يتم إعداد مذكرة للعرض علي السيد د. المدير العام الاعتماد تصميم الإجازات الدراسية.
• بعد الاعتماد للتصميم مخاطبة إدارة الشؤون العاملين لتصميم الإعلان.
أ- الإجراءات المتبعة لإعداد ونشر التعميم الإجازات الدراسية
ب- الإجراءات المتبعة لتقي طلبات المتقدمين للتعميم:-
هي المرحلة التي يتم فيها تلقي طلبات المتقدمين بعد نشر التعميم حيث يقوم موظفو القسم باستقبال المتقدمين وتزويدهم بطلب الإجازة الدراسية.
ح- الإجراءات المتبعة لعرض أسماء المتقدمين:-
. يتم فرز الطلبات وتوزيعها في جداول مفصله بجهاز الكمبيوتر لتوضح هذه الجداول أسماء المتقدمين سواء المستوفين او غير المستوفين للشروط
. يتم إعداد مذكره للسيد نائب المدير العام لقطاع البحوث لعرض الجداول الخاصة بالمتقدمين
. يتم عرض أسماء المتقدمين على اللجنة العامة للبعثات والاطلاع عليها وإصدار النتائج سواء المقبولين او المرفوضين
ع- الإجراءات المتبعة للحصول على قبول أكاديمي:-
هي المرحلة التي يقوم بها المرشح لمراسلة الجامعات المعتمدة للحصول على قبول أكاديمي
هـ:- الإجراءات المتبعة لصرف تذاكر السفر للمبعوث وعائلته
.بعد صدور القرار الإيفاد يتم مخاطبة إدارة الشؤون المالية لصرف التذاكر للمبعوث
. في حالة رغبة المبعوث اصطحاب العائلة يتم إرفاق المستندات الشخصية
و- قرار إنهاء الإجازة وتسليم العمل:-
في حالة إنهاء المجاز لمتطلبات التخرج يقوم بمراجعة إدارة البعثات لاستكمال الإجراءات لإنهاء الإجازة الدراسية.
• يقوم بتقديم كتاب خطي يطلب فيه الموافقة على تسليمه العمل بصفة مؤقتة ومن ثم مخاطبة نائب المدير العام لاعتماد تسليمه العمل.
• بعد وصول رد النائب يتم مخاطبة إدارة الشؤون العاملين لإصدار قرار إنهاء إجازة دراسية.
ثانياً: إجراءات العمل الخاصة بالمنح الدراسية :-
المنح الطلابية : هي المخصصة لطلبة الهيئة من الكويتيين المتفوقين من خريجي الكليات التطبيقية بغرض الحصول على درجة البكالوريوس على ان يتم ترشيح ما لا يزيد عن (50) طالب وطالبة من كل تخصص من خريجي الدفعات الثلاث (الفصل الأول – الفصل الثاني – الفصل الثالث) يتم اختيارهم من الكليات التالية:-
- كلية الدراسات التكنولوجية .
- كلية العلوم الصحية .
- كلية الدراسات التجارية.
أ- الإجراءات المتبعة لإعداد وعرض أسماء المرشحين لمنح طلابية:-
• تقوم الإدارة بمخاطبة عمادة القبول والتسجيل لموافاتها بكشف أسماء الطلبة المتفوقين.
• بعد وصولهم يتم فرز الأسماء وتحديد أعلى طالبين من حيث المعدل العام.
• يتم عمل كشف بأسماء المترشحين.
• بعد وصل اعتماد السيد المدير العام يتم مخاطبة وزارة التربية والتعليم العالي بنتائج الترشيحات.
• الاتصال بالطلبة هاتفياً لإبلاغهم بالترشيح.
ب- التنازل عن الترشيح للمنحة الطلابية :
في حالة عدم رغبة الطالب المرشح للبعثة يتم عمل الإجراءات التالية:
• يقوم الطالب بالتنازل خطياً في إدارة البعثات عن الترشيح.
• يتم مخاطبة نائب المدير العام لاعتماد إلغاء ترشيح الطالب.
• بعد حصول اعتماد النائب مخاطبة وزارة التعليم العالي لإبلاغهم بإلغاء ترشيح الطالب.
جـ- متابعة طلبة الهيئة الموفدين في منح طلابية:-
تقوم الإدارة بمخاطبة وزارة التعليم العالي بشكل دوري لتزويدها بطلبة الهيئة من المرشحين والموفدين والخرجين. كما تقوم الإدارة بمتابعة جميع المواضيع متعلقة بطلبة الهيئة الموفدين في منح طلابية وذلك بالتعاون مع وزارة التعليم العالي.
تعريف إجازة التفرغ العلمي:
هي الفترة التي يتفرغ فيها عضو هيئة التدريس / التدريب للقيام بإجراء أبحاث ودراسات علمية بناءا على طلبه وموافقة جهة الاختصاص .
• حقوق المجازين وواجباتهم
o أن يخصص وقته خلال مدة الإجازة للعمل الذي تفرغ من أله وألا يقبل أي عمل آخر بأجر أو بدون أجر.
o أن ينجز العمل الذي تفرغ من أجلة في موعد أقصاه نهاية مدة الإجازة.
o أن يقدم تقرير ختامي عن إجازة التفرغ العلمي متضمناً نتائج العمل الذي تفرغ من أجله من أبحاث ودراسات علمية وذلك خلال أسبوعين من تاريخ العودة للعمل.
o أن يلتزم بالعمل في الهيئة مدة مماثلة للفترة التي قضاها في إجازة التفرغ العلمي.
o في حالة إخلال المجاز لأحكام لائحة التفرغ العلمي تسترد منه كافة المبالغ التي صرفت له من قبل الهيئة مع مسائلته تأديبياً.
تعريف المهمة العلمية:
هي الفترة التي يقوم بها عضو هيئة التدريس أو التدريب بحضور مؤتمر أو ندوه أو حلقة دراسية أو القيام بتجارب أو إلقاء محاضرات ولا تزيد مدة المهمة عن أربع عشر يوماً. وبناءاً على طلب عضو هيئة التدريس واجهة الاختصاص.
شروط المهمة العلمية :
1- يجوز ترشيح عضو هيئة التدريس الذي لدية بحث علمي مقبول في مؤتمر للإيفاد في مهمة علمية وذلك لمرة واحده فقط في السنة الدراسية الواحدة.
2- يجوز ترشيح عضو هيئة التدريس الذي ليس لديه بحث علمي مقبول في مؤتمر للإيفاد في مهمة علمية وذلك لمرة واحدة شريطة مرور سنتين دراسيتين على أخر مهمة علمية يكون قد أوفد فيها ولا تحسب من ضمنها السنة الدراسية للإيفاد.
3- لا يجوز ترشيح عضو هيئة التدريس أو التدريب – المكلف بالتدريس أو التدريب خلال الفصل الصيفي – للإيفاد في مهمة علمية خلال فترة التكليف.
4- تحدد الكلية ضوابط التفاضل بين المتقدمين للمهمة العلمية من أعضاء هيئة التدريس وعلاقة المهمة وتخصص المتقدم وأية ضوابط إدارية أخري.
5- تحدد الكلية عدد 10% من أعضاء هيئة التدريس في كل قسم علمي للترشيح في مهمات علمية.
المميزات المالية:
صرف مبلغ مقطوع حسب الموقع الجغرافي دون تحمل نفقات السفر أو السكن.
جهة الإيفاد المخصص
الولايات المتحدة الأمريكية 700 دينار كويتي
أمريكا الجنوبية 700 دينار كويتي
أوربا 600 دينار كويتي
دول شرق أسيا 700 دينار كويتي
دول المغرب العربي 600 دينار كويتي
الدول العربية 300 دينار كويتي
• صرف رسوم المؤتمر بحيث لا تتجاوز الرسوم 500 دينار كويتي.
• تقديم تقرير عن المهمة العلمية بعد عودته من المهمة.
في حالة الاعتذار عن المهمة العلمية يقوم عضو هيئة التدريس المرشح لحضور مهمة علمية بمخاطبة رئيس القسم العلمي ويوجه كتاب الي إدارة البعثات والعلاقات الثقافية عن طريق عميد الكلية يفيد باعتذاره عن المهمة العلمية وهذا ينطبق على تغيير موعد المهمة أو تغيير المؤتمر.
ملاحظة :
يوجد نماذج خاصة في الأقسام العلمية للتقديم لإجازات التفرغ العلمي والمهمات العلمية.
• حقوق الموفدين وواجباتهم
ضوابط الالتحاق في الدورات التدريبية والمهام العلمية والمؤتمرات:
• أن تكون في مجال التخصص الوظيفي للمرشح وأن يستفيد منها مركز العمل.
• ألا يزيد ترشيح عضو هيئة التدريس / التدريب في أكثر من مهمة علمية واحدة خلال العام الدراسي.
• ألا يزيد ترشيح عضو هيئة التدريس / التدريب في أكثر من دورة تدريبية واحدة خلال العام الدراسي.
• أن تكون الجهة المنظمة للدورة أو المؤتمر معتمدة لدي الهيئة.
• ألا تتجاوز رسوم اشتراك بالمؤتمر أو الدورة عن 500د.ك
• أن يقدم المرشح تقريرا ًبعد انتهاء المهمة لرئيسة المباشر وترسل نسخة منه للقطاع الخاص.
• ألا تكون الدورة المرشح لها عضو هيئة التدريس / التدريب ضمن خطة دورات أثناء الخدمة وخطة دورات مركز القياس والتقويم والتنمية المهنية لنفس العام التدريبي.
المخصصات المالية للموفدين بمهام علمية
تصرف للموفد في مهمة علمية مخصصات شاملة الإقامة والتذاكر وهي كالآتي:
* أوربا 600 دينار كويتي
*أمريكا 700 دينار كويتي
*الدول العربية ودول الخليج 300 دينار كويتي
بالإضافة إلي رسوم المؤتمر أو الدورة على ألا تتجاوز 500 دينار كويتي.
ضرورة مراجعة إدارة البعثات والعلاقات الثقافية بشكل دوري لتحديث بيانات ومحتويات ملف البعثة ، مثل:
- تغيير العنوان أو أرقام الهاتف.
- نتائج الاختبارات اللازمة للحصول علي القبول الأكاديمي GMAT/GRE/ TOEFL أو أية اختبارات أخري تشترط الجامعات اجتيازها لمنح القبول الأكاديمي.
- نسخة من ردود الجامعات التي تم التقديم إليها رسميا و اعتذرت عن القبول.
1- الالتزام بالالتحاق بالدراسة وفقاً للتاريخ المحدد بأول قبول يحص عليه المرشح.
2- عدم السماح بدراسة اللغة بأي شكل من الأشكال وفي أي مرحلة من مراحل البعثة.
3- في حالة عدم الحصول على القبول الأكاديمي وفقاً للمعايير المتبعة وفي خلال الفترة الزمنية المحددة يعتبر الترشيح لاغياً.
4- لن تقوم الهيئة بأي إجراءات للتعيين أو نقل الخدمات من جهة أخري إلا بعد الحصول على القبول الأكاديمي المطلوب وتأشيرة الدخول للبلد الموفد إليه.
1- يتم التقديم لإجازة التفرغ العلمي في موعد يسبق تاريخ بدأ الإجازة بما لا يقل عن سنة دراسية كاملة وبحد أقصي قبل نهاية شهر أكتوبر من كل عام وذلك عن طريق الكلية أو المعهد التابع له المرشح.
2- أن لا يقل المسمي الوظيفي عند التقديم لإجازة التفرغ العلمي عن "مدرس" بالنسبة لأعضاء هيئة التدريس وعن "مدرب متخصص " لأعضاء هيئة التدريب.
3- يمنح عضو هيئة التدريس أو التدريب إجازة التفرغ العلمي مرة واحدة فقط خلال المسمي الوظيفي بشرط مرور أربع سنوات متصلة من العمل الفعلي في هذا المسمي نفسه.
4-لا يجوز للمجاز للتفرغ العلمي حضور مؤتمرات تعقد داخل دولة الكويت وتتحمل الهيئة النفقات المالية عن حضور المؤتمرات أو الندوات العلمية التي تعقد خارج دولة الكويت ويجوز له حضور مؤتمر علمي لمرة واحدة فقط خلال فترة تفرغه.
5-لا يجوز تغير مقر التفرغ العلمي إلا بعد التقديم بطلب إلي نائب المدير العام للتعليم التطبيقي والبحوث موضحا فيه أسباب التغيير.
5- لا يجوز تمديد فترة التفرغ العلمي عن المدة المحددة لها عام دراسي واحد أو سنتين دراسيتين للقياديين وعمداء الكليات ومن في حكمهم.
*متي يعلن عن خطة البعثات؟
سنوياً وفي بداية كل عام دراسي.
*ما هي دول الإيفاد؟
أمريكا/كندا/بريطانيا/أستراليا/هولندا/ فرنسا/ الدول العربية مثل مصر والمملكة العربية السعودية أو دول أخري تحددها اللجنة العامة للبعثات.
*هل يتم التعيين مباشرة بعد الترشيح؟
يتم التعيين أو نقل الخدمات بعد الحصول على القبول الأكاديمي الغير مشروط وقبل تاريخ الإيفاد بخمسة عشر يوماً ويعني بتاريخ الإيفاد هو تاريخ بداية الدراسة بمقر البعثة وبعد الحصول على تأشيرة الدخول للبلد الموفد إليه.
*ما هو المعدل المطلوب لاختبار التو فل؟
ألا يقل عن 550 نقطة.
*هل توجد بعثات داخلية بالكويت؟
يتم الإيفاد في بعثات داخلية بناء على موافقة اللجنة العامة للبعثات في بعض التخصصات وبعد موافقة القسم العلمي بالكلية.
*هل يتم إبتعاث للدول العربية وما هي التخصصات؟
يتم الابتعاث للجامعات المعتمدة في الدول العربية في التخصصات التالية:
*تربية إسلامية.
*اللغة العربية.
*التربية البدنية للإناث فقط.
*ماذا يستحق زوج المبعوثة الكويتية وأبنائه من مميزات مادية(رسوم دراسية، تذاكر سفر وتأمين صحي) ذا كان غير كويتي الجنسية؟
يتم صرف نفقات العلاج فقط لثلاث من أبناء الزوج غير الكويتي للمبعوثة.
*متي يتم الترشيح لطلبة المنح؟
يتم ترشيحهم بعد نهاية الفصل الدراسي الثاني من كل عام.
*متي يتم الترشيح للإجازات الدراسية؟
بداية شهر إبريل من كل عام.
هل يتم صرف الراتب الشهري بالكامل خلال فترة التفرغ؟
نعم يتم صرف الراتب الشهري بالكامل.
• هل يمكن الاستفادة من المبلغ المخصص لأجور العمالة لشراء المواد الاستهلاكية او العكس؟
المبلغ المخصص هو 1000 دينار كويتي يمكن صرف جزء منه على العمالة بما لا يتجاوز 50% من المبلغ المحدد
• هل يمكن شراء كتب او مجلات علمية تحسب من ضمن المواد الاستهلاكية؟
لا يجوز وفقا للائحة.
• هل يجوز منح التذكرة المخصصة للزوج للابن الرابع؟
لا يجوز.
• هل يتم دفع رسوم للجامعة التي تشرف على بحث المتفرغ علميا؟
لا يتم دفع أي رسوم للجامعة.
• هل يتم الاحتفاظ بجهاز الكمبيوتر أم يتم تسليمه للهيئة؟
يمكن الاحتفاظ بالجهاز.
• في حالة ما إذا تم شراء جهاز كمبيوتر بأكثر من 600 دينار كويتي هل يتم الدفع من قبل الهيئة؟
لا يجوز ولكن يتحمل المجاز فرق السعر.
• هل يتم جمع الفواتير لصرفها في وقت واحد نهاية الإجازة مثلا؟
يفضل صرف الفواتير حال توفرها لدى المجاز ويتم صرفها عن طريق المكاتب الثقافية في مقر التفرغ.